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A ARTE DE FAZER ACONTECER (GTD)
O nosso dia a dia tem se tornado cada vez mais corrido. Muitos de nós tem dupla, e até mesmo tripla jornada, e nos desdobramos para conciliar carreira, estudos e família. Nessa imensa correria diária acabamos por nos perder e confundir com as inúmeras tarefas que temos que planejar e realizar. Quando isso acontece, corremos o risco de deixar de cumprir um prazo ou de fazer algo importante e como resultado nos sentimos frustrados e desmotivados.
Recentemente conheci a técnica de “Fazer Acontecer” ou “GTD – Getting Things Done” e isso transformou minha relação com as minhas listas de demandas, planos e pendências. Essa é uma poderosa ferramenta de produtividade que vem com uma proposta de solução para o gerenciamento eficiente das atividades do dia a dia, seja no âmbito profissional, acadêmico ou pessoal.
É fundamental ter a mente sempre limpa e disponível para pensar naquilo que precisamos e na hora certa. Dessa forma, evitamos desperdiçar tempo pensando em algo que não pode ser resolvido no local ou no momento que estamos, ou seja, não adianta pensar em atividades acadêmicas enquanto estamos no trabalho.
O volume de informações que processamos diariamente é muito alto e através dessa ferramenta de melhoria para produtividade nós conseguimos parar de usar a cabeça para guardar informações e passamos a usá-la para executar as ações. Que tal tirar os lembretes e calendários das nossas cabeças e colocá-los em agendas?
A Arte de Fazer Acontecer é composta por 5 passos:
PASSO 1 – COLETAR
* Ter sempre por perto um bloco de anotações ou acessório (ex. celular, tablete) para registrar as suas idéias.
* Idéia não tem hora certa ou marcada para surgir e é importante registrá-‐la na hora que aparece.
* Tomar nota das idéias, planos, alternativas ou soluções que surgirem, na hora que surgirem, nos permite ter as mesmas registradas com precisão e também retirá‐las da nossa mente pois já estão documentadas não havendo necessidade de continuarem a ocupar espaço na nossa cabeça.
PASSO 2 – PROCESSAR
* Avaliar todas demandas, ações, pendências, projetos e idéias.
* Avaliar cada uma quanto a viabilidade de execução.
* Classificar as ações como: Execução, Projeto e Não Executável.
* Execução:
Imediata: execução rápida (2 minutos) = fazer imediatamente.
Moderada: colocar na lista de próximas ações para realizar tão rápido quanto possível e incluir na agenda com definição data e hora.
Delegar: ações que podem ser delegadas a terceiros e devem ser incluídas em lista específica.
Projeto: definir as ações, prazos, responsabilidades e planejamento. Incluir as ações nas listas conforme descrito em Execução.
Não Executável: eliminar -‐ lixo, quarentena/incubar – algum dia talvez ou arquivo -‐ referência.
Abaixo temos um fluxograma para ilustrar o processamento do GTD, conforme descrito por David Allen criador do método GTD.
PASSO 3 – ORGANIZAR
* Organizar as listas de tarefas conforme contexto/assunto/tema.
* Criar o mínimo de listas possíveis de forma que seja funcional para sua gestão, revisão, execução e controle. Exemplos:
Projetos: pessoais e profissionais.
Próximas Ações: trabalho e faculdade.
Espera: montagem de armário.
Algum dia/Talvez: intercâmbio.
* Uma forma objetiva de elaborar planos de ação é o 5W2H:
5W:
What (o que será feito?) Why (por que será feito?) Where (onde será feito?) When (quando será feito?) Who (por quem será feito?)
2H:
How (como será feito?)
How much (quanto vai custar?)
PASSO 4 – PLANEJAR
Definir o planejamento de ações a serem executadas na semana considerando a prioridade e a viabilidade de execução.
Não Executável: eliminar -‐ lixo, quarentena/incubar – algum dia talvez ou arquivo -‐ referência.
Abaixo temos um fluxograma para ilustrar o processamento do GTD, conforme descrito por David Allen criador do método GTD.
PASSO 3 – ORGANIZAR
* Organizar as listas de tarefas conforme contexto/assunto/tema.
* Criar o mínimo de listas possíveis de forma que seja funcional para sua gestão, revisão, execução e controle. Exemplos:
Projetos: pessoais e profissionais.
Próximas Ações: trabalho e faculdade.
Espera: montagem de armário.
Algum dia/Talvez: intercâmbio.
* Uma forma objetiva de elaborar planos de ação é o 5W2H:
5W:
What (o que será feito?) Why (por que será feito?) Where (onde será feito?) When (quando será feito?) Who (por quem será feito?)
2H:
How (como será feito?)
How much (quanto vai custar?)
PASSO 4 – PLANEJAR
Definir o planejamento de ações a serem executadas na semana considerando a prioridade e a viabilidade de execução.
* Incluir as ações no calendário da próxima semana, definindo dia e hora para execução.
* Não colocar coisas demais na agenda do dia. Preencher no máximo cerca de 6,5 horas deixando assim o restante para imprevistos e demandas não planejadas.
* Revisitar as listas e o calendário toda sexta-‐feira de manhã para planejar o que será feito na próxima semana.
* Aos poucos, todas as ações saem das listas e entram no calendário. O calendário é a peça chave dessa ferramenta.
PASSO 5 – EXECUTAR
* Realizar as ações conforme planejamento semanal incluído na agenda.
* Focar em concluir o que foi planejado para a semana.
* O planejamento permite acomodar imprevistos e novas demandas sem comprometimento da agenda.
* Não há dúvidas sobre o que tem que ser feito.
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Como toda ferramenta, o GTD precisa ser praticado para que você se torne mais organizado, produtivo, focado e confiável na execução de tarefas.
Vamos começar a praticar?
Escrito por:
Ana Paula Bertelle Farmacêutica
Pós graduada em Tecnologia da Indústria Farmacêutica MBA em Gestão de Projetos
Pós graduada em Toxicologia Forense Certificação Green Belt
Coordenadora de Garantia da Qualidade atuando na indústria farmacêutica há mais de 20 anos.